A imagem de um cartório lotado de papéis e processos nas prateleiras está ficando cada vez mais distante. O Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) inaugurou, nesta semana, o projeto piloto do Cartório do Futuro, no Fórum João Mendes Júnior, na capital paulista. Tecnicamente chamado de Unidade de Processamento Judicial (UPJ) da 41ª a 45ª Varas Cíveis Centrais da Capital, mantém competências, acervos e regras de distribuição inteiramente preservados.

Para o ministro Enrique Ricardo Lewandowski, presidente do Supremo Tribunal Federal e do Conselho Nacional de Justiça, a medida adotada pelo TJSP será exemplo para outros tribunais do Brasil. “Hoje, sofremos um problema no Judiciário, pois há uma explosão de litigiosidade. São mais de 95 milhões de processos em todo o País para 16,5 mil magistrados. A taxa de processos aguardando prosseguimento é alta: 70%. Somente no Estado de São Paulo são 20 milhões de processos em andamento. Com o novo projeto e outras medidas que devem ser adotadas pelo Judiciário, como conciliação e arbitragem, podemos diminuir esse número em todo o território brasileiro”, afirma.

Sustentabilidade – “Trata-se de uma revolução na estrutura secular que temos nas varas e cartórios de primeira instância no Brasil. Com a UPJ haverá melhora no aproveitamento dos espaços físicos e ganho em produtividade, qualidade e celeridade”, diz o desembargador José Renato Nalini, presidente do TJSP.

A entidade, que completou 140 anos, tem realizado mudanças significativas no Judiciário paulista. A eliminação do uso do papel é uma delas. Com a digitalização, o número de processos (físicos) vem-se reduzindo consideravelmente. Apenas na 42ª Vara são 7 mil processos, incluindo papel e digitalizados (a maioria).

Para Marcelo do Amaral Perino, juiz titular da 42ª Vara Cível e Corregedor do Cartório do Futuro, a medida é um avanço. “Estamos falando de sustentabilidade e da melhora na qualidade da saúde dos funcionários dos cartórios.”

Desafio – Na UPJ, os serviços cartorários são totalmente separados das atividades decisórias dos magistrados. Para vencer o desafio da organização do serviço, as varas escolhidas (41ª a 45ª) foram as instaladas mais recentemente – por isso, têm acervos físicos menores e digitalizados maiores –, pois a UPJ pretende colher ao máximo as vantagens do processo digital. Nessa unidade concentram-se 18 mil processos (5 mil físicos e 13 mil digitais), número que aumenta a cada dia.

Mudanças – A UPJ será dividida em quatro seções: Processamento; Movimentação (controle de prazos); Atendimento ao Público; e Seção Administrativa, ligada diretamente ao juiz corregedor permanente. Os magistrados terão gabinete com quatro servidores e dois estagiários. Para as informações ou providências relativas aos processos das cinco varas, unificadas na UPJ, o advogado terá de se dirigir apenas à Seção de Atendimento.

No aspecto físico, a diferença é bem visível. No 36º Ofício Cível, localizado no 12º andar do Fórum João Mendes Júnior, 17 escreventes dividem espaço com pilhas de papel – são 8,5 mil processos (físicos). Arquivados em quatro salas, eles estão por todos os lados. Cristiano dos Santos Montero, diretor do 36º Ofício Cível, explica que somente um processo de falência de um banco tinha mais de 1,2 mil ações ajuizadas. “Para se ter ideia, cada volume de processo é composto por 200 laudas. Quando ultrapassa esse número, é feito um novo volume. Desde 2012, esse Ofício só tem processos digitais, mas ainda mantemos os físicos. Com a digitalização, houve também a redução de 70% no número de advogados procurando diretamente o balcão de atendimento”, explica Montero.

Walter Rosa Bucarelli advogou antes de ser aprovado no concurso para ingresso no TJSP. Hoje, trabalha no 36º Ofício Cível do Fórum João Mendes Júnior. “Com os processos digitais, não há mais problemas de fila. Os advogados podem acessá-los diretamente dos seus escritórios”, explica.

Mais benefícios – Para a instalação da UPJ, o 14º andar do Fórum João Mendes Júnior foi totalmente remodelado. Espaços ocupados por cartórios foram reunidos em um só ambiente, com estrutura anexa para atendimento ao público. Há uma sala para cada magistrado e outra para a equipe do gabinete – por serem contíguas, proporcionam proximidade entre juiz e equipe. O uso das salas de audiências passa a ser compartilhado, com a utilização de agenda eletrônica, o que permite a conciliação de pautas.

DOE, Executivo I, 22/11/2014, p. I